Kako organizovati adrese e-pošte u svom preduzeću

Organizacija sistema e-pošte u vašoj firmi treba da bude u skladu sa vašom internom organizacijom. To znači da svaki zaposleni treba da ima svoju adresu, ali i svako odeljenje može da ima svoju adresu e-pošte.

Poslovna adresa e-pošte

Organizacija sistema elektronske pošte u vašoj firmi treba da bude u skladu sa vašom internom organizacijom. To znači da svaki zaposleni koji komunicira u ime firme treba da ima svoju adresu e-pošte u formatu ime.prezime@nazivfirme.rs. Ali to nije sve.

Svako odeljenje u okviru vaše firme može da ima adresu sa koje će se pošta distribuirati svim ili određenim zaposlenima u tom odeljenju.

Recimo marketing@nazivfirme.rs mogu da primaju svi zaposleni u marketingu, ili nekoliko njih koje odredite za to. Tehnički je ovo moguće izvesti na više načina, ali dva su najčešća - prvi, da se poruke sa jedne adrese prosleđuju na drugu ili više njih, i drugi, da više osoba imaju pristup grupnoj adresi i mogu da pregledaju sadržaj istovremeno.

Ovo se može primeniti i u slučaju izdvojenih poslovnih jedinica, pa tako svaka ekspozitura ili prodavnica mogu da imaju svoju grupnu adresu, pored ličnih adresa zaposlenih.

Čak i u slučaju da je organizacija posla takva da jedna osoba prima upite sa više strana, ipak može biti dobro rešenje da se prepiska podeli u odvojene adrese. Evo predloga kako to možete da uradite:

  • office@nazivfirme.rs ili kontakt@nazivfirme.rs - za kontakt formulare i poruke sa sajta, kao kontakt adresa na profilima na društvenim mrežama, i listinzima na internet katalozima.
  • webmaster@nazivfirme.rs - adresa koju prima osoba iz tehničkog odeljenja ili osoba koja održava računarski sistem i sajt.
  • finansije@nazivfirme.rs - adresa koja se može naći na svim računima i ugovorima.
  • marketing@nazivfirme.rs - adresa za sve upite koji se tiču marketinga i promotivnih aktivnosti, recimo i adresa uz koju su vezani svi nalozi na društvenim mrežama, oglasnim platformama i internet servisima i alatima.
  • prodaja@nazivfirme.rs - adresa sa koje će se komunicirati u svim oglasnim porukama koje se plasiraju ka ciljnim javnostima
  • podrska@nazivfirme.rs - adresa za tehničku podršku prema krajnjim korisnicima vaših usluga ili proizvoda.
  • i druge...

Za kraj, serveri nude mogućnost postojanja adrese na koju će stizati sva pošta koja je upućena na adrese koje ne postoje u sistemu. Iako će ova adresa sigurno biti zatrpana neželjenim porukama, nije loše da je neko proverava, jer će tu stizati sve one poruke gde je primalac upisan sa slovnom greškom, ili je poruka namenjena adresama koje više ne postoje u sistemu.